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Utilizar herramientas electrónicas aumenta tu productividad

De acuerdo con un estudio realizado por STS Group mostró que gracias a las nuevas tecnologías, las empresas han hecho que sus trabajadores sean más productivos, ahorrando con ello tiempo y dinero.

Utilizar un Sistema de Archivado y Gestión de Documentos Electrónicos (SAGDE) aumenta la productividad y eficiencia de los trabajadores un 71.9% ya que evita la pérdida de tiempo asociada con la manipulación de un documento, como cuando se encuentra mal archivado o simplemente no aparece.

Rodolfo Lomascolo, Vicepresidente de Desarrollo de Negocio de STS Group, señaló que un trabajador pierde, aproximadamente, cuatro minutos diarios en tratar de encontrar un documento, lo que se traduce en unas 500 horas laborales al año. En cambio, a través de un sistema digital, el tiempo se reduciría a 30 segundos al día, tiempo que puede ser aprovechado para realizar trabajos de mayor valor añadido para la empresa.

Algunas de las ventajas que proporciona esta tecnología en las empresas están relacionadas con la reducción en el uso de papel, bajo costo, la disminución de sus impresiones y reproducciones, el ahorro en el archivado y tóner, y la reducción de los envíos de documentos a proveedores y clientes.

En la actualidad, uno de los grandes problemas que significan los montones de papeles es la dificultad que provoca el poder encontrar el archivo deseado, y además esto genera un gasto de dinero. Según STS Group, se puede ahorrar hasta $146 dólares por cada documento mal clasificado, lo cual supone una pérdida incalculable cuando un documento no aparece.

Rodolfo Lomascolo mencionó que las empresas de externalización de archivo cobran las consultas de los documentos a través de tres modalidades, dependiendo del caso:

• Si se tiene que recuperar el documento y enviarlo por fax.
• Si hay que escanearlo y enviarlo por email.
• Si se requiere el original.

En cambio, el modelo de archivo electrónico no cobra las consultas, sólo su mantenimiento.

Por ello, almacenar en papel es 6.7 veces más costoso que archivar en electrónico, lo que representa un costo únicamente del 15% del archivo equivalente en papel.